Responsable du service Etat Civil (F/H)
Montpellier, 7e ville de France, est reconnue comme un territoire dynamique en essor permanent. Innovation, mobilité douce, démocratie locale, qualité des services de proximité font partie des priorités du mandat. Le pôle relations aux usagers, aux habitants et engagement citoyen, composé de 260 agents, est en lien constant avec les usagers à travers un ensemble varié d’activités.
Le Responsable du service Etat Civil définit les orientations stratégiques en matière d’état civil. Il organise, anime et pilote l’activité du service Etat Civil, composé de 35 agents. Il assure l’encadrement des 4 responsables d’unités et est amené à travailler en relations avec différents partenaires extérieurs, tel que Procureur de la République, l’Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS), l’INSEE, la CNIL (contrôle des données), les tribunaux, les services hospitaliers, la CAF, avocats, notaires, et les autres collectivités territoriales.
POSTE À POURVOIR : Responsable du service Etat Civil (F/H)
Référence : GRH4-2024-134
Animer et manager l’équipe du service :
- Planifier et répartir les activités aux responsables d’unité en fonction des contraintes du service, et animer les réunions du service,
- Conduire les entretiens professionnels des responsables d’unité,
- Déléguer les responsabilités et missions aux responsables d’unité,
- Suivre l’activité du contrôle des actes et de gestion des registres.
Piloter et superviser l’activité opérationnelle du service :
- Veiller à la fiabilité et à la sécurité des actes du service,
- Veiller à la réactivité et à la qualité du service rendu,
- Définir le projet de service (organisation, moyens, missions),
- Définir et décliner les objectifs, les priorités et les résultats attendus,
- Réaliser et suivre les outils de pilotage de l’activité,
- Superviser l’élaboration des procédures et des outils de pilotage de l’activité,
- Elaborer le budget prévisionnel,
- Réaliser le bilan d’activité du service,
- Elaborer et rédiger les documents d’information et de communication interne,
- Superviser le traitement des demandes des usagers et des partenaires extérieurs,
- Evaluer les activités du service et proposer des mesures correctives au directeur,
- Produire des documents d’aide à la décision et proposer des axes d’amélioration au directeur,
- Contrôler les décisions et délibérations du service.
Participer à la définition des orientations stratégiques en matière d’état civil :
- Analyser l’incidence des évolutions (juridiques, socio-économiques) sur le domaine de l’état civil,
- Elaborer des scenarios prospectifs,
- Négocier avec la ligne hiérarchique les moyens de mise en œuvre,
- Conseiller les élus et la hiérarchie, et alerter sur les risques (juridiques, administratifs) et leur traitement.
Assurer la mise en œuvre et le suivi de la démarche qualité :
- Veiller au respect des procédures,
- Rappeler les objectifs de la démarche qualité si nécessaire,
- Etre le relais d'information entre le pilote de la démarche qualité et son service (participation aux réunions),
- Proposer des axes d'amélioration continue,
- Définir, mettre en œuvre et suivre les plans d'actions correctifs.
Assurer une veille administrative et juridique :
- S'informer des évolutions juridiques et règlementaires,
- Proposer les moyens de mise en œuvre des évolutions constatées,
- Veiller à leur application,
- Identifier les tendances d'évolution et expériences innovantes,
- Conseiller les responsables d’unité et la hiérarchie sur la règlementation.
Cadres d’emplois : Attachés - Catégorie A
Savoir :
- Maitrise des procédures administratives d’établissement, de délivrance et de conservation des actes d’état-civil.
- Techniques d’accueil et de régulation.
- Outils bureautiques et informatiques.
- Garantir la bonne application de la démarche qualité (Qualivilles).
- Procédures internes en matière de Ressources Humaines.
- Organisation et fonctionnement de la collectivité.
Savoir-faire :
- Animer et manager une équipe.
- Traduire les orientations stratégiques en plan d'action et repérer les marges de manœuvre.
- Elaborer un budget prévisionnel et identifier les anomalies sur une opération comptable.
- Garantir la fiabilité des actes et des prestations délivrées au regard de la règlementation en vigueur.
- Assurer une veille règlementaire et adapter les procédures du service et les dispositifs d’information en fonction des évolutions.
Savoir-être :
- Fortes qualités relationnelles.
- Capacité à communiquer.
- Rigueur et organisation.
- Réactivité, force de proposition, discernement et prise de recul.
- Capacité à la prise de décision, et à gérer le stress.
Eléments particuliers du poste :
- Niveau de diplôme requis : Licence/Master en Droit.
- Officier d’état civil par délégation du Maire sous le contrôle et la surveillance du Procureur de la République.
- Déplacements fréquents auprès des partenaires extérieurs et des structures municipales décentralisées.
- Disponibilité le samedi pour veiller au bon déroulement des cérémonies de mariages. Lors de célébration de mariage « in extremis », déplacements et possibilité de travail en soirée.
- Accueil du public jusqu’à 19h le jeudi.
- Garant de la bonne application des textes liés à l’état civil, de la bonne application de la démarche qualité, et de l’image de la collectivité.
- Port de charges supérieures à 5kg.
- Utilisation de logiciels spécifiques : Astre, Airs Délib, Acropolis, Astech, e-Temptation, E-Sirius, Mélodie.
Risques professionnels :
- Travail sur écran.
- Agression physique et/ou verbale.
POURQUOI NOUS REJOINDRE ?
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